Quel cloud pour accéder à vos applications d’entreprise ?

« J’ai besoin que mes commerciaux puissent accéder à la gestion commerciale de n’importe où, et surtout lors des rendez-vous chez les clients. On a bien essayé avec des logiciels gratuits [comme Teamviewer]… ». Le sujet est lancé. Voyons donc quelles solutions il est possible de mettre en place.

Lorsque vous êtes dans vos locaux, accéder à vos applications métier fonctionne très bien. Par contre lorsque vous n’êtes pas au bureau (à la maison, dans le train ou chez un client, depuis un PC, une tablette ou un smartphone) , c’est une autre histoire car au delà des solutions gratuites – qui ne le sont pas tellement -, utiliser vos outils d’entreprise demande quelques moyens.

Commençons par différencier l’accès aux applications de celui aux données car il s’agit bien de choses différentes, aussi complémentaires soit-elles. Nous ne traiterons pas de ce sujet dans ce billet.

L’accès aux applications dépend non seulement de votre infrastructure (si vous avez un serveur par exemple) mais aussi des technologies utilisées pour le fonctionnement des applications métiers. Certaines applications métiers (gestion commerciale, comptabilité, etc…) nécessitent des environnements particuliers (comme Windows ou Linux), des stockages de données spécifiques (sur des bases de données comme Microsoft SQL Server, MySQL, Windev, etc…) et bien souvent un système de licence différent. Cela va directement influencer la manière dont il est possible d’accéder à ces outils depuis l’extérieur.

Pour faire simple, il existe 3 solutions pour héberger vos logiciels :

• Héberger vous-mêmes et depuis vos locaux avec un accès distant
• Héberger chez l’éditeur du logiciel, ce qui est souvent appelé « offre cloud » ou SaaS.
• Héberger chez un hébergeur tiers en IaaS, qui aura l’avantage de regrouper le meilleur des solutions précédentes

Self-Hosting, l’auto-hébergement en interne

C’est la solution la plus évidente : Il y a du matériel en place dans l’entreprise, vos fichiers et programmes sont déjà installés. Alors pourquoi ne pas mettre cela à disposition des utilisateurs depuis la connexion internet ? C’est évident ! Pourtant, c’est sans doute le plus mauvais choix que vous pourriez faire.

Car même si cela semble simple, il faut rappeler quelques principes de bases lorsque l’on ouvre l’accès aux données de l’extérieur :

• La sécurité : c’est l’aspect primordial de votre accès distant. Exit la « box » Internet de votre opérateur. Il faudra vous équiper avec un routeur de choix muni de systèmes de détection d’intrusion et de blocage. Les comptes utilisateurs devront également faire l’objet d’un attention particulière (comme éviter de les mettre dans le groupe « Administrateurs » avec le mot de passe « 123456 »).
• La connexion internet. Si vous êtes équipés d’une fibre pro, là, aucun souci. En revanche, si vous êtes en xDSL (20 Mbps ou moins), vous aurez un débit montant faible (débit qui envoi l’information aux utilisateurs). Cela se traduira par des ralentissements lors de l’utilisation des logiciels. Énervant mais pas insurmontable, cela peut faire l’affaire si vous avez quelques utilisateurs distants (disons 2 ou 3). Une adresse IP publique fixe est également indispensable pour accéder à votre cloud.
• Le serveur qui héberge vos applications doit être suffisamment puissant pour supporter ces nouveaux utilisateurs distants. Prévoir au moins 2 Go de mémoire et 20 Go d’espace disque par utilisateur . De même, le système d’exploitation doit être récent (Windows 2016, 2019 ou Linux) et mis à jour sinon vous serez vite exposé aux failles de sécurité en tout genre.
• L’antivirus [RGPD] : nécessaire et mis à jour. Avec la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données, un antivirus performant pouvant assurer la traçabilité des données (en entrée comme en sortie) n’est plus une option !
• La sauvegarde qui doit être réalisée AU MOINS 1 fois par jour – sinon davantage – nécessite d’être convenablement planifiée, vérifiée et surveillée. Une sécurité évidente en cas de pépin (disque défaillant, malware, cryptage des données, etc…) qu’il ne faut pas négliger en local comme en sauvegarde distante (en dehors de vos locaux).
• La protection matérielle qui est à prévoir dans la liste des impératifs techniques : l’onduleur pour les coupures électriques, la climatisation (car l’informatique n’aime pas la chaleur), les disques en miroir pour assurer l’accès aux données (RAID).
• Les licences d’accès. Il vous faudra acquérir des licences d’accès distant (type licence RDS/TSE) ou équivalent. Dans tous les cas, cela se paie « à l’utilisateur » et nécessite un déploiement spécifique que pourra vous fournir un spécialiste informatique qualifié.
• La maintenance de tout ce petit monde demande du temps… et des compétences. Il faudra réaliser les mises à jour, s’assurer de la sécurité, bref, veiller au grain. L’accompagnement par un professionnel informatique est clairement conseillé.

Vous avez déjà tout cela ? Tant mieux pour vous (vous faites alors parti des 5% qui ne néglige pas l’informatique), le déploiement de l’accès à distance sera simple et peu coûteux. Sinon, il faudra prendre tout cela en considération et dans le meilleur des cas, prévoyez un budget d’environ 3000€ HT pour une infrastructure de base ; et bien plus selon le nombre d’usagers.

Héberger les applications chez l’éditeur (SaaS)

C’est le nouveau système de licencing à la mode appelé également SaaS (Software-as-a-Service). Vous n’achetez plus le logiciel, vous le louez. Vous n’installez plus le logiciel, l’éditeur l’héberge pour vous. Simple et efficace, les éditeurs disposent généralement d’une infrastructure de qualité dont les serveurs et logiciels sont au sein de centre de données performants. Peu de souci donc de ce côté là.

La simplicité d’utilisation, la maintenance inexistante, la possibilité immédiate d’accès distant et la sécurité des données sont autant de force dans le choix de cette solution. Tout cela à un prix et selon les options ou offres que vous déciderez de prendre, la facture peut être salée car les premiers prix commenceront autour de 20/30€ HT par mois et par utilisateur mais peut atteindre plusieurs centaines d’euros (toujours par mois et par utilisateur !).

Deuxième point : l’éditeur n’héberge QUE ses applications. Hors de question d’imaginer un cloud Sage hébergé une application d’un autre éditeur. Il faudra donc multiplier les hébergements d’application Cloud par autant de logiciels que vous avez.

L’hébergeur tiers, le meilleur des 2 mondes

C’est aujourd’hui la meilleure des solutions car vos applications sont installées chez un hébergeur tiers (qui n’est lié à aucun éditeur) qui fournit une infrastructure (on appelle ça une offre IaaS pour Infrastructure-as-a-Service) et non un logiciel, logiciel dont le coût reste à votre charge tout comme les mises à jour.

On se détache ici de l’éditeur tout en profitant d’une infrastructure matérielle de qualité : hébergement en centre de données, sécurité accrue, adresse IP fixe dédiée, sauvegarde intégrée, supervision et maintenance.
L’offre IaaS permet l’installation et l’usage de logiciels métiers d’horizons différents. Tous vos outils seront donc intégrés aux sein d’une seule et même interface, quel que soit l’éditeur du logiciel.

Autre point fort de ces offres : le prix. Vous payez un loyer mensuel pour une infrastructure de base puis des coûts de licence par utilisateur. Selon les logiciels utilisés, un serveur coûte environ 150€ par mois. Ajoutez à cela un coût par utilisateur d’environ 10€ par mois et par utilisateur. Et si vous avez besoin d’augmenter les performances de votre serveur hébergé (processeur, mémoire, stockage), cela est tout à fait possible, rapidement et à moindre coût.

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